🧠 Asistente Personal para un CEO: organización total con Notion, IA y WhatsApp
Creamos un asistente personal inteligente para un CEO que gestiona múltiples empresas y proyectos. Integra Notion, WhatsApp, Gmail y Google Calendar para automatizar su organización diaria, sincronizar correos y tareas, y eliminar la carga mental del trabajo manual.
MENTEINTERNA
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10/6/20253 min read
Un desafío de productividad real
El cliente, CEO de dos empresas, socio de una tercera y con varios proyectos paralelos, necesitaba una solución que le permitiera mantener el control absoluto sin depender de recordatorios manuales ni papeles.
Hasta ese momento, organizaba su trabajo usando notas del teléfono, alarmas y calendarios dispersos, lo que generaba:
Reuniones solapadas.
Tareas duplicadas o sin seguimiento.
Actividades que se retrasaban por falta de recordatorios claros.
El objetivo fue claro: crear un asistente personal digital que unificara todo su flujo de trabajo y pensara por él.
Estructura base en Notion
Diseñamos todo el sistema sobre Notion, utilizando bases de datos interconectadas para reflejar la lógica real de sus empresas.
Cada empresa cuenta con su propio plan estratégico, que se divide en actividades por departamento, y cada actividad contiene tareas con fechas, estados y responsables.
Con un solo clic, el CEO puede generar una plantilla completa de proyecto estratégico, ya preconfigurada según la empresa seleccionada.
Esto reduce la necesidad de intervención manual y permite que los progresos se actualicen automáticamente conforme se completan las tareas.
🧠 Asistente Personal para un CEO: organización total con Notion, IA y WhatsApp
Automatización inteligente de seguimiento
El sistema genera reportes automáticos que permiten visualizar de un vistazo:
Las tareas retrasadas o sin avanzar.
Qué departamentos acumulan más demoras.
Los porcentajes de progreso en cada plan estratégico.
Además, implementamos un agente conectado vía WhatsApp que todos los días:
En la mañana envía un resumen con las actividades del día.
Por la noche informa qué tareas quedaron pendientes y de qué departamentos.
👉 Todo esto sin que el CEO tenga que entrar a Notion o abrir una sola app adicional.
Comunicación bidireccional por WhatsApp
El asistente no solo informa: también recibe órdenes directas.
El usuario puede enviar un mensaje o audio por WhatsApp con una instrucción, como:
“Agendar reunión con el equipo de marketing el jueves.”
“Anotar que Juan debe entregar el reporte mensual.”
El agente procesa el mensaje y crea automáticamente la tarea o evento en Notion, ahorrando pasos y tiempo.
Sincronización completa de calendarios
El CEO manejaba tres calendarios distintos (uno por empresa) y necesitaba verlos todos juntos.
Integramos los tres en un calendario unificado dentro de Notion, sincronizado con Google Calendar.
Desde allí puede:
Visualizar todas las actividades de sus empresas.
Mover, editar o crear nuevos eventos con solo arrastrar.
Detectar conflictos de horario y reorganizar en segundos.
El resultado: una visión clara de su semana sin cambiar de ventana ni perder contexto.
Gestión avanzada de correos electrónicos
El cliente también utilizaba cuatro cuentas de correo.
Para evitar el caos de bandejas múltiples, se creó un sistema con una etiqueta personalizada “<Notion>”.
Cada vez que marca un correo con esa etiqueta, el mensaje:
Se envía automáticamente a Notion.
Se clasifica según la empresa correspondiente.
Queda disponible para crear tareas, ideas o eventos a partir de su contenido.
Así, si llega un correo con una nueva propuesta o una fecha de reunión, el asistente lo captura y lo convierte en acción concreta sin perder tiempo.
Adaptabilidad total a cada entorno
El sistema fue diseñado para ser completamente adaptable.
Puede integrarse con otras plataformas, ajustarse a distintas estructuras organizativas y configurarse según los hábitos del usuario.
Ya sea que la persona use Trello, ClickUp, Asana o Google Workspace, el asistente puede ajustarse al flujo existente, no al revés.
Resultado final
El resultado fue un ecosistema de trabajo unificado que combina:
La organización visual de Notion.
La comunicación natural de WhatsApp.
La integración dinámica de Google Calendar y Gmail.
Todo esto potenciado por un agente inteligente que automatiza el seguimiento diario y elimina la sobrecarga mental del multitasking.
El CEO ahora gestiona múltiples empresas sin perder el control, con una estructura limpia, automatizada y completamente integrada.
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